شغل
البريد الإلكتروني: تأثيره النفسي السلبي وطرق تجنب الأخطاء
إزاي تتجنب الأخطاء رسايل البريد الإلكتروني في الشغل؟
المحتويات
البريد الإلكتروني واحد من أهم أدوات التواصل اللي بتستخدمها في يومك سواء في دراستك أو في شغلك أو حتى للتقديم على شغل جديد، وبالتالي ضروري تعرف طريقة صياغة رسالة بريد إلكتروني احترافية وتفهم تأثيره على نفسيتك وصحتك وتعرف طريقة استخدامه الصحيحة.
تجنّب أخطاء رسائل البريد الإلكتروني في الشغل
- إرسالك للإيميلات طول اليوم بجانب أنشطة تانية بيزود خطأك لأن تركيزك مش ثابت
- وبالتالي مهم تحدد أوقات معينة تبعت فيها إيميلات الشغل طالما الموضوع مش ضروري
- اتأكد إن موضوع الإيميل (Subject) مكتوب بدقة وبيعبر عن محتواه
- بلاش تكتب كلام كتير وعبر عن الموضوع بأقل جمل ممكنة عشان تحقق هدفك منه وراجعه كويس وصلّح أي خطأ إملائي أو نحوي لأنه بيعبر عن شخصيتك
- الأحسن تقرأه بصوت عالي بعد ما تخلص كتابته ولو بتبعته لأكتر من شخص بس فيه حد مقصود بالكلام الأحسن تحدد اسمه
- قلل الرد على الكل (Reply All) إلا لو ظروف شغلك بتطلب ده
- الخبراء بيأكدوا إن استخدام الاختصارات والإيموجيز في إيميلات العمل مرفوض وبيوصفوه بالسلوك غير الاحترافي لأنه بيسبب مشاكل في التواصل
- اتأكد إن طريقة كتابتك للإيميل مناسبة للشخص اللي بتكلمه ومركزه الوظيفي
- قيم الموقف وشوف لو يستحق تبعت إيميل ولا لازم مناقشته وجهًا لوجه أو في مكالمة
- بلاش تكتب في موضوع الرسالة إنها عاجلة (Urgent) إلا لو الأمر مستدعي
التدريب على صياغة رسالة احترافية
- درّب نفسك واكتب يوميًا أكتر من إيميل حتى لو مش هتبعتهم لشخص معيّن والمهم تلتزم بكل قواعد الكتابة الصحيحة سواء بالعربية أو الإنجليزية
- أقرأ اللي كتبته أكتر من مرة وحاول تختصر الكلام قدر المستطاع عشان توصل لأقل عدد كلمات ممكن يوصّل المعنى
- فكّر بنفس طريقة الطرف التاني اللي هتبعتله الرسالة واقراها بنفس تفكيره عشان تفهم طريقة الكتابة المثالية لصياغة المعلومة
- خلي طريقة الصياغة رسمية وراعي حساسيات المناصب خصوصًا لو بتكلم مدير أو شخص درجته الوظيفية أعلى منّك حتى لو مش مديرك المباشر
- اقرأ صياغات إيميلات مختلفة سواء بيتبادلها الموظفين في نفس الشركة أو المؤسسة اللي بتشتغل فيها
- خلي رسايل الموظفين الأقدم مصدر ليك وحاول تقرّب لنفس طريقتهم قدر المستطاع
- افتكر إن بصمتك هتسيبها في الشغل وبأفكارك المميزة مش بطريقة كتابة الإيميل ولكن عمومًا الموضوع راجع لشخصية المدير أو الطرف التاني اللي بتبعتله
- مهم تعرف اسم الشخص اللي هتبعتله الإيميل وحاول تبحث عن اسمه في موقع Linkedin خصوصًا لو بتقدم على شغل جديد
- لو فشلت في الوصول لاسمه ممكن تخاطبه بصفته الوظيفية زي (مدير إدارة المواد البشرية)
طريقة كتابة رسالة واضحة ومفهومة
- حدد الهدف من الرسالة بعد التحية مباشرة وبعد كتابته لأول مرة راجع ليها مرتين على الأقل عشان توصل لأفضل صيغة
- اختار مفردات صحيحة للتعبير عن اللي إنت عايزه حسب لغة التواصل ولكن الأفضل تراجعها الأول عشان تتأكد من دقة كتابتها
- بلاش تتردد وابعت أي وسيط ممكن يشرح فكرتك أو أي دليل على كلامك في شكل ملف PDF أو فيديو أو صورة
- الأحسن تبعت الملفات في شكل PDF عشان تضمن استلامها الصحيح من الطرف التاني
- مهم تكتب إنه مرفق مع الإيميل ملف أو فيديو عن الموضوع اللي هتتكلم عنّه
الاختصارات الضرورية في بعض الإيميلات
- مهم تفهم الاختصارات اللي ممكن تشوفها أثناء استقبالك لبعض الردود من المديرين أو من زمايلك
- ASAP اختصار لـ As Soon As Possible ومعناها في أقرب وقت ممكن
- Enc اختصار لـ enclosed ومعناها مرفق
- Ps اختصار لـ Postscript اللي بتتكتب قبل أي ملحوظة
- FAO اختصار لـ For the Attention of ومعناه لعناية شخص معيّن وهو اسم المرسل إليه وبتستخدم في حالة توجيه كلام أو شيء أو مهمة لشخص بعينه
- FYI اختصار لـ لكلمة لمعلوماتك وبتستخدم لما تحب توجه رسالة لشخص معيّن بتضمن معلومة محددة
التأثير النفسي للبريد الإلكتروني
- دراسة بتقول إن تراكم رسايل البريد الإلكتروني بدون الرد عليها بيحسسك بالضيق والتوتر
- بتحس بالإجهاد وقلة الإنتاج اللي بتنعكس على تركيزك وبتزوّد إحباطك
- السبب الرئيسي إن التواصل غير متزامن بين الطرفين عكس تطبيقات زي الماسنجر والواتساب
- بيزيد إحساس التوجّس وعدم الراحة ورسم افتراضات أغلبها خيالي
- أحيانًا بيعتمد قرارك في شيء مرتبط بالعمل على رسالة وبالتالي بيزيد خوفك من المجهول وقت انتظارها
- قلة الصبر والاستعجال بيضغطوا على أعصابك وبيزودوا إحساسك بالاكتئاب
- غياب تعبيرات الوجه ولغة الجسد أثناء التواصل خصوصًا لو تبادلت أكتر من رسالة في نفس الوقت بيسبب ارتباك عاطفي
- بتفكر كتير في طبيعة مشاعر الشخص تجاهك وهدفه من استخدام بعض الألفاظ
- دراسة تانية بتقول إن غياب استخدام الإيموجيز تحديدًا في إيميلات الشغل الرسمية بيزود توترك
- بيزيد إحساسك بعدم الراحة خصوصًا لو بترسلها وتستقبلها في تواصلك الطبيعي
- غياب القدرة على تبرير أي خطأ أو تعديل الإيميل إلا في أضيق الحدود بيزود العبء عليك
التغلب على العبء النفسي بسبب البريد الإلكتروني
- خصص وقت لتصفحه (حسب طبيعة شغلك) وبلاش تفتحه بعد ساعات العمل الرسمية
- دراسة في جامعة فلوريدا بتقول إن صوت الإشعارات سبب رئيسي في توترك
- حاول تلغي صوت الإشعارات أو تخفف حدته قدر المستطاع
- رد على الرسايل أول بأول وبلاش تسيب رسايل كتير متراكمة حتى لو متوقع محتواها
- رتب أولوياتك في الرد وبلاش ترد على أي رسالة وقت العمل
